Betroffene

Im Zusammenhang mit Projektmanagement sind das Personen oder Personengruppen, die vom Ergebnis oder den Auswirkungen des Projektes betroffen sind. Sie gehören mit zu den Stakeholdern eines Projektes und sind Gegenstand des Stakeholdermanagements zu betrachten.

Stakeholdermanagement

von

Stakeholder managen als wesentlicher Erfolgsfaktor

Das Stakeholdermanagement ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren im Projekt. Jedoch mache ich immer wieder die Erfahrung, dass vermeintlich einfache Projekte spätestens zum Zeitpunkt der Einführung in schwieriges Fahrwasser geraten. So wird beispielsweise eine von allen Beteiligten im besten Sinne erstellte neue IT-Anwendung durch die Anwender abgelehnt. Der Widerstand macht sich dabei in unterschiedlichsten Ausprägungen bemerkbar: von der offenen Ablehnung der gesamten Applikation bis hin zum „Meckern“ über Kleinigkeiten. Was ist passiert?

Seitens des Projektteams wurden die möglichen Auswirkungen für die Anwender nicht oder nur eingeschränkt berücksichtigt. Denn nicht nur strukturelle Veränderungen einer Organisation wie die Neugliederung von Abteilungen sind ein Veränderungsprojekt. Auch die Einführung einer neuen Software kann von den Betroffenen als eine große Veränderung empfunden werden. Daraus kann die Angst resultieren, mit der neuen Software nicht zu Recht zu kommen, oder einfach nur die Sorge um den Verlust einer vertrauten Umgebung, in der man sich bestens auskannte.

Meine Empfehlung

Bereits bei der Stakeholder-Analyse, also in der ganz frühen Phase des Projektes, sollte der Fokus auf die Anwender gerichtet werden. Stellt das Projektziel aus Sicht der Betroffenen eine Veränderung dar? Wenn ja, dann kann mittels einer detaillierten Betroffenheitsanalyse der Grad der Veränderung für a oder Gruppen ermittelt werden.

Dann sollten bereits zu diesem frühen Zeitpunkt Maßnahmen geplant und umgesetzt werden, die Anwender mit in das Projekt einzubeziehen. Denn die Aussage „Betroffene zu Beteiligten machen“ heißt, dass Personen, die einbezogen waren, die Hintergründe für Entscheidungen kennen sowie das Projektziel mit beeinflussen konnten. Sie werden daher den Projektergebnissen positiver gegenüberstehen. Und für das Projektteam selbst besteht der Mehrwert darin, dass die Anforderungen und Wünsche der Anwender besser verstanden und umgesetzt werden können. Ein erfolgreich eingeführtes Projekt ist die beste Bestätigung für das Projektteam und eine Motivation für Folgeprojekte.

Soziale Kompetenz notwendig

Die Methoden sind einfach. In der Praxis benötigt der Projektleiter jedoch besondere soziale Kompetenzen in einer solchen Situation. Denn trotz Verhandlungsgeschick und Überzeugungskraft sind Konflikte nie ganz auszuschließen. Und das Konflikte die Tendenz zur Ausweitung und Verschärfung haben, macht den Sachverhalt nicht einfacher. Jedoch über die Köpfe der Betroffenen hinweg zu agieren, ist keine Lösung, denn die Schwierigkeiten werden dann ungleich größer.

Kommunikation im Projektteam

von

Die Kommunikation im Projektteam ist ein Erfolgsfaktor. In den letzten Wochen wurde in den Medien von einem Schildbürgerstreich berichtet, der die Steuerkasse belastet. Eine dringend notwendige Feuerwache wurde gebaut. Leider wurde jedoch nicht berücksichtigt, dass das Niveau der Ausfahrt der Feuerwache einen halben Meter höher als das der Straße ist. Somit kann die Wache erst dann genutzt werden, wenn die Straße um einen halben Meter höher gelegt wurde. Hätten ein solcher Fehler und die damit verbundenen Mehrkosten vermieden werden können?

Ich behaupte „ja“. Bereits in der Startphase des Projektes wird eine Umfeldanalyse durchgeführt, in der alle Einflussfaktoren aus dem Umfeld auf das Projekt wie auch die Einflussfaktoren des Projektes auf das Umfeld ermittelt und analysiert werden. Gerade bei einer Feuerwache ist die Verkehrsanbindung ein so wesentlicher Faktor. Beispielsweise ist die frühzeitige Einbeziehung von separat gesteuerten Ampelanlagen in die Planung, um ein reibungsloses Ausrücken der Fahrzeuge zu ermöglichen. Und die Angleichung unterschiedlicher Höhenniveaus gehört sicherlich zum Standard eines jedes Bauprojektes, sei es eine Feuerwache oder eine Garage.

Wie ist es dazu gekommen?

Ich vermute, dass hier eine Eigendynamik im Projekt stattgefunden hat. Der Untergrund für das Fundament war so nicht geeignet. Die getroffenen Gegenmaßnahmen haben zur einer Erhöhung der Bodenplatte geführt, ohne dass dieses den anderen Beteiligten deutlich kommuniziert wurde. Jedes Gewerk hat für sich gesehen seine Hausaufgaben gemacht, aber Abstimmungen untereinander fanden zu wenig oder überhaupt nicht statt. So kam der beträchtliche Höhenunterschied erst ganz zum Schluss zum Tragen, als die Flächen vor dem Gebäude gepflastert wurden und der Pflasterer diesen Höhenunterschied nicht mehr überbrücken konnte. „Den Letzten beißen die Hunde.“ Für mögliche, vielleicht auch einfache und kostengünstige Gegenmaßnahmen war es zu spät. Dazu passen die Aussagen des Bürgermeisters der Gemeinde: „shit happens“ und der Verantwortliche sei nicht zu greifen. Was mich bei dieser Aussage erschreckt, ist die fehlende Bereitschaft, aus einem Fehler für zukünftige Projekte zu lernen.

Was können wir aus diesem Beispiel lernen?

Was können wir aus diesem Beispiel lernen? Das strukturierteste Vorgehen in den Analysen und den daraus gewonnenen Erkenntnissen nützt nichts, wenn nicht gleichzeitig im gesamten Projektteam richtig miteinander kommuniziert wird. So sollten die Ergebnisse der Analysen ebenso wie Änderungen und wesentliche Ereignisse im Projektverlauf nicht nur „verkündet“ werden. Der Austausch darüber ist wichtig, denn viele Dinge sind heute so komplex, dass der Einzelne nicht mehr alle Wechselwirkungen wissen und erahnen kann.

Und durch diese Form der Zusammenarbeit wird aus einem vermeintlichen Team: „Toll ein anderer macht’s„, ein echtes Team: Toll endlich alle miteinander!