Jedes gut geplante Projekt sollte Puffer oder Reserven enthalten. Aber wo genau und wie sollte dieser eingeplant werden? Und braucht ein gut geplantes Projekt überhaupt Puffer? In diesem Beitrag gebe ich Euch dazu einige Hinweise aus meiner Erfahrung.
Wie und wo plane ich den Puffer ein?
Das Projekt ist per Definition ein komplexes, neuartiges Vorhaben. Demzufolge ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass nicht an alle Dinge planerisch gedacht wurde bzw. Aufwände für ein Arbeitspaket sich in der Realität anders gestalten, als geplant. Denn wie heißt es: „Kein Plan überlebt die erste Feindberührung.“
Zeitliche Puffer als freier Puffer oder Gesamtpuffer entstehen dann, wenn mehrere Vorgangsketten in einen gemeinsamen Nachfolger münden. Denn in der Regel ist die Dauer der einzelnen Vorgangsketten unterschiedlich. Um jedoch mögliche Verzögerungen auf dem kritischen Pfad so aufzufangen, dass Meilensteine nicht verschoben werden müssen, sind explizit eingeplante, zeitliche Puffer (synonym: Reserven) notwendig. Dieser Puffer wird direkt vor dem Meilenstein eingefügt.
Am Beispiel
Der erstellte Prototyp eines Produktes muss eine Prüfung auf Belastbarkeit in einem speziellen Prüfstand absolvieren. Hierfür ist eine bestimmte Durchlaufzeit notwendig, die reserviert wurde. Kommt es nun zu einer Verzögerung im Projektablauf, ohne das Puffer eingeplant wurde, kann der Prototyp nicht getestet werden, da die verbleibende freie Zeit im Prüfstand nicht für die Tests ausreicht. Der nächste freie Time-Slot des Prüfstands kann jedoch Monate später liegen. Also würde eine Verzögerung von nur wenigen Tagen zu einer Projektverlängerung von Monaten führen. Das kann nicht sinnvoll sein.
Parkinsonsche Gesetz
Eine schlechte Möglichkeit dagegen wäre, den Puffer gleichmäßig über alle Vorgänge des Projektes zu verteilen. Denn dieser Puffer steht dem Projekt nicht wirklich zur Verfügung. Ich denke, wir alle kennen die Situation, dass wir aktuell weniger zu tun haben. Wir prüfen einmal mehr, überlegen, ob wir an alles gedacht haben. Also: wir würden diese Zeit nutzen, ohne dabei jedoch das Gefühl zu entwickeln, gebummelt zu haben. Genau andersherum sähe es aus, wenn wir viele Aufgaben erledigen müssen und nur wenig Zeit zur Verfügung haben – z.B. vor dem lang ersehnten Urlaub. Wir entscheiden schnell, überlegen nicht lange, verbessern nicht die Formatierung einer Präsentation zum x-ten Mal et cetera.
Dieses Verhalten beschreibt das Parkinson’sche Gesetz (C. Northcote Parkinson, The Economist, 1955): Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit für deren Erledigung zur Verfügung steht. Danach würde also der in den Arbeitspaketen versteckte Puffer verbraucht und steht dem Projekt nicht wirklich zur Verfügung.
Empfehlung
Meine Empfehlung ist, den Puffer auf dem kritischen Pfad vor wichtige Meilensteine zu legen. Dazu wird ein eigener Vorgang als Puffer erstellt und der Projektleitung zugeordnet. Damit erfüllt er die Funktion, dass Verzögerungen oder fehlende Vorgänge in die Vorgangskette eingeplant werden können, ohne den Termin des Meilensteins zu gefährden. In dieser Situation kann dann auf den Puffer zurückgegriffen werden.
Weitere Tipps zur Verwendung von Puffer findet Ihr im nächsten Teil.