Erkenntnisse und Weisheiten… nicht nur aus dem Projektalltag

Gerade dann, wenn es im Projekt einmal nicht so rund läuft, können diese Erkenntnisse helfen. Denn ein Lächeln und ein Wechsel der Blickrichtung bringt neue Erkenntnisse. Getreu dem Zitat von Antoine de Saint-Exupéry: „Um klar zu sehen, genügt oft ein Wechsel der Blickrichtung.“.

Sollten diese Weisheiten aus dem Projektalltag nicht helfen, dann ist es zumindest befreiend und entlastend zu sehen, dass es anderen auch nicht immer besser ergeht!


 Allgemein

„Wer schreibt, der bleibt.“

Motivation zur Erstellung von Protokollen und zur Rechtfertigung von „Absicherungs“-Mails

„So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“

gilt für fast alle PM-Methoden!

„Melden macht frei.“

Eine mögliche Ursache für wachsende CC-Empfängerzahl in E-Mails – s.a. Fehlerkultur

„Wer morgens zerknittert aufsteht, hat den Tag über viele Entfaltungsmöglichkeiten.“

„Du bist „ge-stressed„? Dann lies das Wort doch einfach rückwärts: desserts!“

„Dir passieren Fehler? Sortiere die Buchstaben einfach um. Voila: Helfer!“

„Ich weiß nicht, ob es besser wird, wenn es anders wird. Aber es muss anders werden, wenn es besser werden soll.“

Georg Christoph Lichtenberg
… meines Erachtens ein ganz wichtiger Satz in Veränderungsvorhaben

„Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu lassen und trotzdem zu hoffen, dass sich etwas ändert.“

Albert Einstein

„Nichts ist so praktisch wie eine gute Theorie.“

Kurt Lewin

„If nothing goes right, go left.“

„Der Computer arbeitet deshalb so schnell, weil er nicht denkt!“

Gabriel Laub

„Die Intelligenz sitzt normalerweise vor dem Computer.“

„Be a voice – not an echo.“

„Alles, was nicht auf einer Seite zusammengefasst werden kann, ist weder durchdacht noch entscheidungsreif.“

Dwight D. Eisenhower

„It is better to be roughly right than precisely wrong.“

Maynard Keynes

Startphase

„Sage mir, wie Dein Projekt startet, und ich sage Dir, wie es endet.“

Gero Lomnitz

Ziele

„Und als sie die Ziele aus den Augen verloren, verdoppelten Sie ihre Anstrengungen.“

Mark Twain

„Wer kein Ziel hat, dem ist jeder Wind der richtige.“ 

Seneca

„Der Langsamste, der sein Ziel nur nicht aus den Augen verliert, geht immer noch geschwinder als der, der ohne Ziel herumirrt.“

Gotthold Ephraim Lessing

„Niemand kann einem garantieren, dass man ein Ziel in einer bestimmen Zeit erreicht, aber man wird garantiert nie ein Ziel erreichen, das man sich nie gesetzt hat.“

David McNally

„Wenn Du es eilig hast, gehe langsam. Wenn du es noch eiliger hast, mach einen Umweg.“

Japanisches Sprichwort

„Es gibt Tage, da verliert man, und es gibt Tage, da gewinnen die Anderen.“


Planung

„Und ist der Plan auch gut gelungen, so sicher gibt es Änderungen.“

„Wie genau will ich mich irren?“

„Plan A didn’t work? Stay cool. The alphabet has 25 more letters!“

„Kein Plan überlebt die erste Feindberührung.“

„Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum. Aber aus dem Irrtum kann ich lernen!“

„Der Plan dient nicht der Planerfüllung, sondern der Zielerreichung. Also ändere den Plan, wenn er nicht funktioniert.“

denn das Thema Planerfüllung sollte sich mit dem Wegfall der Mauer eigentlich erledigt haben 😉

„Plans are worthless but planning is everything.“

David Dwight „Ike“ Eisenhower

Controlling

„Prognosen sind eine schwierige Sache. Vor allem, wenn sie die Zukunft betreffen.“

Mark Twain

„Melonenstatus des Projekts: außen grün, innen rot.“


Selbstmanagement

„Ich stehe bis zum Hals in der Sch…, aber der Ausblick ist gut.“

„Wenn das Leben Dir eine Zitrone reicht, dann bitte um Salz und Tequila.“

„Auch ein Hamsterrad sieht von innen aus wie eine Karriereleiter.“

„Nur wenige Führungskräfte sehen ein, dass sie letztendlich nur eine einzige Person führen können und auch müssen. Diese Person sind sie selbst.

Peter F. Drucker

„Die Seele jeder Ordnung ist ein großer Papierkorb.“  

Kurt Tucholsky

Lernen

„Was du mir sagst, das vergesse ich; was du mir zeigst, daran erinnere ich mich; was du mich tun lässt, das verstehe ich.“

Konfuzius

„If you think education is expensive: try incompetence.“


Kommunikation

„Das größte Problem mit der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat.“ 

wird Albert Einstein zugeschrieben

„Wer seinen Feind umarmt, macht ihn bewegungsunfähig.“

„Es ist unendlich schwer zu lügen, wenn man die Wahrheit nicht kennt.“


Vertrauen

„Es ist schwer, in einem Jahr einen Freund zu gewinnen. Es ist leicht, ihn in einer Stunde zu verlieren.“

Chinesische Weisheit

„Alles reden ist sinnlos, wenn das Vertrauen fehlt.“ 

Franz Kafka

Für die beiden folgenden Sätze empfehle ich, etwas Zeit zum Reflektieren zu verwenden:

„Vertrauen als Mechanismus der Reduktion sozialer Komplexität.“

Niklas Luhmann

„Wer misstraut ist von immer weniger Informationen immer mehr abhängig.“  

Niklas Luhmann

Anforderungen an einen Projektleiter

Und zu guter Letzt die sicherlich allgemein bekannten Anforderungen an den Projektleiter:

Der Projektleiter sollte haben…

– die Würde eines Erzbischofs,
– die Selbstlosigkeit eines Missionars,
– die Genügsamkeit eines Eremiten,
– den Takt eines Botschafters,
– die Beharrlichkeit eines Steuerbeamten,
– die Erfahrung eines Wirtschaftsführers,
– die Arbeitskraft eines Kulis,
– den Fleiß einer Biene,
– die Genialität eines Nobelpreisträgers,
– den Optimismus eines Schiffbrüchigen,
– die Beredsamkeit eines Ministers,
– die Findigkeit eines Rechtsanwalts,
– die Vorausschau eines Propheten,
– das elastische Gewissen eines Politikers,
– die Gesundheit eines Olympioniken,
– die Ruhe und Geduld eines Anglers,
– das Lächeln eines Filmstars,
– die dicke Haut eines Elefanten,
– die Überzeugungskraft eines Volkstribuns.

In diesem Sinne wünsche ich Euch viele erfolgreiche Projekte.

Die Liste möchte ich weiter aktualisieren, auch wenn sie sicherlich nie vollständig wird!
Daher meine Bitte: Sendet mir Eure Erkenntnisse und Weisheiten, damit ich sie veröffentlichen kann.

Herzlichen Dank!

Die „eh-da Kosten“ und deren Nebenwirkungen

Im Zusammenhang mit der Erstellung des Phasenplans und der Kostenplanung entsteht die Frage, wie der Aufwand bewertet werden soll. Einfach ist es mit Kosten für benötigtes Material, notwendige Gewerkaufträge usw. Diese Kosten sind extern, führen zu einem Liquiditätsabfluss und werden in Euro ausgewiesen. Nicht ganz so klar ist es mit dem internen Aufwand in Personentagen (PT). Hier hängt es von der Usance im Unternehmen ab, ob diese Kosten ebenfalls in EURO oder aber parallel in PT dargestellt werden. Erfolgt die Darstellung in PT ist es letztlich ein leichtes, die berechneten PT mittels des in der Organisation üblichen Verrechnungssatzes in € umzurechnen, falls das benötigt wird.

In Zusammenhang mit dieser Berechnung fällt dann häufiger der Begriff der „eh-da Kosten“. Hiermit ist gemeint, dass die Kosten der Mitarbeiter bereits in der Kosten- und Liquiditätsplanung enthalten sind, und daher nicht detaillierter betrachtet werden müssen. Dabei werden jedoch nach meiner Einschätzung einige Aspekte nicht berücksichtigt, was durchaus zu Risiken und Nebenwirkungen führen kann.

Auswirkungen dieser Betrachtung

Es kommt nicht drauf an

Durch den Begriff „eh-da Kosten“ wird der Eindruck erweckt, dass es bei diesen Kosten nicht „so drauf ankommt“. Überspitzt formuliert könnte man auch sagen, dass es sich nicht um wirkliches Geld, sondern nur um Spielgeld handelt. Diese Einstellung kann – auch wenn sie nicht so direkt ausgesprochen wird – in den Köpfen der Mitarbeiter dazu führen, dass die Einhaltung der geschätzten internen Tage nicht so ernst genommen wird. Und das kann aus meiner Sicht nicht sinnvoll sein.

Strategische Bedeutung

Projekte haben häufig eine mehr oder weniger große strategische Bedeutung für das Unternehmen. So kann beispielsweise die Überarbeitung von Prozessen Wettbewerbsvorteile bezogen auf Schnelligkeit oder Kosten mit sich bringen. Diese Projekte sind also bedeutend für eine Organisation. Und diese unterschiedliche Bedeutung sollte sich auch in der Behandlung von Projekten widerspiegeln. Die implizite Bewertung „es kommt nicht so darauf an“, widerspricht dieser Bedeutung.

Interne versus externen Projekten

Ein weiterer Nebeneffekt der „eh-da Kosten“ kann sein, dass die unterschiedliche Bewertung von internen und externen Projekten zu einer Zwei-Klassen-Gesellschaft bei den Projekten führen kann. Da gibt es z.B. einerseits die externen Projekte im Auftrag eines Kunden. Diese unterliegen einem engen Controlling, da hier Erlöse/Gewinne erwartet werden, evtl. Strafzahlungen zu vermeiden sind und natürlich der gute Ruf gewahrt werden soll. Parallel dazu existieren dann internen Projekte, bei denen das Controlling, die Einhaltung der Termine und Aufwände nicht ganz so ernst genommen wird. Das kann nach meiner Erfahrung nicht lange gut gehen. Konflikte zwischen den Projekten und deren Mitarbeitern sind ebenso vorgezeichnet wie Motivationsverluste. Die hieraus entstehenden Schäden wieder einzufangen, ist nicht einfach.

Wechselwirkungen

Und „last but not least“:  durch mögliche Überziehung der internen Aufwände können Verzögerungen auch in anderen Projekten entstehen. Denn das einzelne Projekt steht fast immer auch in Wechselwirkung zu anderen Projekten. Zwar mag es inhaltlich – also bezogen auf die zu erstellende Leistung – keine Beziehung zwischen zwei Projekten geben, aber spätestens dann, wenn die gleichen Ressourcen (Personal, Maschinen) von den Projekten benötigt werden, entstehen Wechselwirkungen: die Verzögerung in einem Projekt führt quasi automatisch zu Verzögerungen in dem anderen Projekt. Und spätestens dann entstehen echte Kosten.

EVA – Teil 2

In meinen Trainings ist u.a. die Earned-Value-Analyse (EVA) ein Thema. Sich die Formeln zu merken fällt den Teilnehmern nicht immer leicht. Daher habe ich zwei Videos erstellt, in denen ich einige Eselsbrücken zur Ermittlung der wesentlichen Formeln vorstelle.

In diesem zweiten Video auf YouTube geht es um die vier wesentlichen Kennzahlen, die Aussagen über den Status des Projekts ermöglichen. Diese Kennzahlen sind die Kostenabweichung, die Planabweichung, der Effizienzfaktor und die Zeitplankennzahl.

In meinem ersten Video zum Thema Earned-Value Analyse geht es um die Ermittlung der zu erwartenden Gesamtkosten. „Denn ist der Plan auch gut gelungen, so sicher gibt es Änderungen“. Für ein effektives, integriertes Controlling benötige ich also Aussagen darüber, ob das Projekt im gesteckten zeitlichen und kostenmäßigem Rahmen bleibt. Bei anzunehmenden Abweichungen erhalte ich Informationen darüber, wie groß die Abweichungen voraussichtlich sein werden.

Ich hoffe, die Videos helfen Euch in Eurem Projektalltag und – wenn Ihr die Zertifizierung anstrebt – auch bei der Prüfung.

EVA – Teil 1

In meinen Trainings ist u.a. die Earned Value Analyse (EVA) ein Thema. Sich die Formeln zu merken, fällt den Teilnehmern jedoch nicht immer leicht.

Daher habe ich zwei Videos erstellt, in denen ich einige Eselsbrücken zur Ermittlung der wesentlichen Formeln vorstelle.

In diesem Video geht es um die Erwarteten Gesamtkosten (EGK). Dahinter steht die Fragestellung, wie der Verlauf des Projektes im Vergleich zur Planung steht. Es werden die drei Parameter des magischen Dreiecks in die Bewertung des Projektes zu einem bestimmten Stichtag einbezogen.

Auf Basis der erreichten Leistung, der verbrauchten Zeit und angefallenen Kosten wird der Status des Projektes festgestellt und diese Ist-Werte gegen die Planwerte verglichen. Nun kann eine Analyse der Abweichungen und eine Aussage über die zu erwartenden Gesamtkosten des Projektes abgeleitet werden. Klingt erst einmal kompliziert, ist es jedoch gar nicht.

Schaut Euch das Video einmal an. Ich hoffe, daß es im Projektalltag und – wenn Ihr die Zertifizierung anstrebt – auch bei der Prüfung hilft.

In einem weiteren Video geht es um die wesentlichen Formeln zur Bewertung des Projektstatus.