Im Zusammenhang mit der Erstellung des Phasenplans und der Kostenplanung entsteht die Frage, wie der Aufwand bewertet werden soll. Einfach ist es mit Kosten für benötigtes Material, notwendige Gewerkaufträge usw. Diese Kosten sind extern, führen zu einem Liquiditätsabfluss und werden in Euro ausgewiesen. Nicht ganz so klar ist es mit dem internen Aufwand in Personentagen (PT). Hier hängt es von der Usance im Unternehmen ab, ob diese Kosten ebenfalls in EURO oder aber parallel in PT dargestellt werden. Erfolgt die Darstellung in PT ist es letztlich ein leichtes, die berechneten PT mittels des in der Organisation üblichen Verrechnungssatzes in € umzurechnen, falls das benötigt wird.
In Zusammenhang mit dieser Berechnung fällt dann häufiger der Begriff der „eh-da Kosten“. Hiermit ist gemeint, dass die Kosten der Mitarbeiter bereits in der Kosten- und Liquiditätsplanung enthalten sind, und daher nicht detaillierter betrachtet werden müssen. Dabei werden jedoch nach meiner Einschätzung einige Aspekte nicht berücksichtigt, was durchaus zu Risiken und Nebenwirkungen führen kann.
Auswirkungen dieser Betrachtung
Es kommt nicht drauf an
Durch den Begriff „eh-da Kosten“ wird der Eindruck erweckt, dass es bei diesen Kosten nicht „so drauf ankommt“. Überspitzt formuliert könnte man auch sagen, dass es sich nicht um wirkliches Geld, sondern nur um Spielgeld handelt. Diese Einstellung kann – auch wenn sie nicht so direkt ausgesprochen wird – in den Köpfen der Mitarbeiter dazu führen, dass die Einhaltung der geschätzten internen Tage nicht so ernst genommen wird. Und das kann aus meiner Sicht nicht sinnvoll sein.
Strategische Bedeutung
Projekte haben häufig eine mehr oder weniger große strategische Bedeutung für das Unternehmen. So kann beispielsweise die Überarbeitung von Prozessen Wettbewerbsvorteile bezogen auf Schnelligkeit oder Kosten mit sich bringen. Diese Projekte sind also bedeutend für eine Organisation. Und diese unterschiedliche Bedeutung sollte sich auch in der Behandlung von Projekten widerspiegeln. Die implizite Bewertung „es kommt nicht so darauf an“, widerspricht dieser Bedeutung.
Interne versus externen Projekten
Ein weiterer Nebeneffekt der „eh-da Kosten“ kann sein, dass die unterschiedliche Bewertung von internen und externen Projekten zu einer Zwei-Klassen-Gesellschaft bei den Projekten führen kann. Da gibt es z.B. einerseits die externen Projekte im Auftrag eines Kunden. Diese unterliegen einem engen Controlling, da hier Erlöse/Gewinne erwartet werden, evtl. Strafzahlungen zu vermeiden sind und natürlich der gute Ruf gewahrt werden soll. Parallel dazu existieren dann internen Projekte, bei denen das Controlling, die Einhaltung der Termine und Aufwände nicht ganz so ernst genommen wird. Das kann nach meiner Erfahrung nicht lange gut gehen. Konflikte zwischen den Projekten und deren Mitarbeitern sind ebenso vorgezeichnet wie Motivationsverluste. Die hieraus entstehenden Schäden wieder einzufangen, ist nicht einfach.
Wechselwirkungen
Und „last but not least“: durch mögliche Überziehung der internen Aufwände können Verzögerungen auch in anderen Projekten entstehen. Denn das einzelne Projekt steht fast immer auch in Wechselwirkung zu anderen Projekten. Zwar mag es inhaltlich – also bezogen auf die zu erstellende Leistung – keine Beziehung zwischen zwei Projekten geben, aber spätestens dann, wenn die gleichen Ressourcen (Personal, Maschinen) von den Projekten benötigt werden, entstehen Wechselwirkungen: die Verzögerung in einem Projekt führt quasi automatisch zu Verzögerungen in dem anderen Projekt. Und spätestens dann entstehen echte Kosten.